CCIAA di Taranto
 
 
  
 

 

REGOLAMENTO PER LA GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI DELLA
CAMERA DI COMMERCIO DI TARANTO


Premessa

Gli enti locali possono adottare una disciplina ad hoc delle modalità di gestione dei fascicoli informatici delle pratiche amministrative.
L'approvazione da parte del governo, il 26/01/2001, del decreto riguardante la gestione informatizzata del processo civile, amministrativo e tributario è una decisiva spinta verso una amministrazione telematica e l'effettiva realizzazione del cosiddetto e-government. La gestione elettronica dei flussi documentali, non a caso, è proprio uno dei punti qualificanti del piano di azione di e-government elaborato dal governo, che indica espressamente la necessità di un profondo cambiamento di tipo organizzativo alle amministrazioni pubbliche. La gestione informatizzata dei flussi documentali o, più semplicemente, dei procedimenti amministrativi, resa possibile dal dpr 428/98, dal dpr 513/97 e, in ultimo, dal Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n.445, consente di condurre i procedimenti amministrativi secondo un iter informatico, che abbia il ruolo di governare il procedimento, razionalizzandolo, rendendo trasparenti le responsabilità e conoscibili tutte le sue fasi.
L'informatica consente, cioè di migliorare l'efficienza del procedimento amministrativo, semplificando le procedure anche di inoltro e acquisizione dei documenti che ne fanno parte, e la trasparenza, garantendo l'accesso telematico alle informazioni fondamentali, che interessano i destinatari dell'attività amministrativa.
Il procedimento amministrativo, può essere visto come il succedersi di attività o fasi, che compongono un fascicolo, che sta alla base della decisione finale. La formazione informatica del fascicolo, mediante strumenti digitali consente di velocizzare l'elaborazione dei documenti, sia al privato, sia all'Ente, e di utilizzare il web per le comunicazioni, che possono pertanto, realmente procedere in tempo reale.
L'Ente, può adottare un regolamento che disciplini le modalità e i casi nei quali è possibile elaborare, acquisire o trasmettere i documenti informatici, utilizzando o consentendo la firma digitale, prevedendo uno strumento generale che guidi il responsabile del procedimento nella formazione e tenuta del fascicolo informatico. Quest'ultimo deve essere la guida. Il riferimento sia per il responsabile, sia per il destinatario: lo strumento di controllo delle attività, la raccolta in linea dei documenti.
Le modalità di formazione devono, ovviamente, tenere conto di quanto prevede la normativa sul protocollo informatico, giacché è il protocollo il motore iniziale di qualsiasi provvedimento. Il fascicolo, e in particolare il suo numero, è però il collante, ciò che tiene insieme tutte le fasi, tutti i documenti relativi al procedimento: la sua informatizzazione agevola le ricerche (se si adotta il criterio della ricerca testuale e non solo per chiavi), nonché anche i controlli dei carichi di lavoro e di gestione.


CAPO I
AMBITO DI APPLICAZIONE E DEFINIZIONI

art.1
Ambito di applicazione

1. Nell'ambito delle attività amministrative dell'Ente è consentita la formazione, mediante documenti informatici, di atti amministrativi, nonché degli atti relativi alla gestione dell'iter procedimentale, quali le comunicazioni, le notificazioni, i provvedimenti, gli accordi, i contratti e tutti gli altri atti inerenti i procedimenti.


2. Il presente regolamento disciplina la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi, nonché la riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali e la procedura di distruzione dei documenti analogici dell'Ente.

3. La gestione informatica del Registro delle imprese e l'attività amministrativa del relativo ufficio non ricade nell'ambito di applicazione del presente regolamento.


art. 2
Definizione di documento amministrativo

1. Per documento amministrativo s’intende ogni rappresentazione informatica, grafica, fotocinematografica, elettromagnetica, o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni, prodotti e acquisiti ai fini dell'attività amministrativa.

2. Per documenti della Camera di commercio di Taranto s’intendono quelli prodotti e acquisiti nello svolgimento della propria attività o l'esercizio delle proprie funzioni dall'Amministrazione camerale.


art. 3
Definizione di archivio informatico

1. Per archivio informatico si intende il complesso dei documenti prodotti e acquisiti nello svolgimento della propria attività tramite strumenti informatici conformi alle norme vigenti.


art. 4
Definizione di archivio corrente

1. Per archivio corrente s’intende il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi in corso di istruttoria e di trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse corrente.

CAPO II
DISPOSIZIONI GENERALI

art. 5
Unicità dell'archivio

1. L'archivio, pur suddiviso in archivio corrente e archivio informatico, è unico.


art. 6
Diritto di accesso e diritto di consultazione

1. Gli uffici, in armonia con la disciplina legislativa e regolamentare vigente, assicurano, nel rispetto del principio di trasparenza dell'azione amministrativa, il diritto di accesso ai documenti dell'archivio corrente ed informatico.


art. 7
Funzioni del servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi

1. Il Servizio svolge i seguenti compiti:

a) attribuisce il livello di autorizzazione per l'accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni;
b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del Testo Unico n.445 del 28 dicembre 2000;
c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo di cui all'art.53 del Testo Unico;
d) cura le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile;
e) conserva le copie di cui agli articoli 62 e 63 del Testo Unico, in luoghi sicuri differenti;
f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di registrazione protocollo, di gestione documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli art.59 e 60 del T.U. e le attività di gestione degli archivi di cui agli art. 67, 68 e 69 del T.U.;
g) autorizza le operazioni di annullamento di cui all'art.54 del T.U.;
h) vigila sull'osservanza delle disposizioni del Testo Unico da parte del personale autorizzato e degli incaricati.


CAPO III
IL DOCUMENTO


art. 8
Produzione dei documenti

1. I documenti, secondo quanto disposto dall'art.3 del D. Lgs. 12 febbraio 1993, n.39, sono di norma prodotti tramite i sistemi informatici.


art. 9
Inalienabilità dei documenti

1. I documenti, secondo quanto disposto dall'art.18 del D.P.R. 30 settembre 1963, n.1409, sono beni inalienabili.


art. 10
Tipologia dei documenti

1. I documenti si distinguono in documenti in arrivo, documenti in partenza, documenti interni e documenti acquisiti durante lo svolgimento della propria attività o l'esercizio delle proprie funzioni.

2. I documenti vanno di norma protocollati e gestiti secondo le disposizioni e le eccezioni previste nei successivi articoli, in particolare al Capo IV e Capo V.

3. Con apposito provvedimento del Segretario generale sono individuati i documenti da non protocollare.


art. 11
Documenti interni

1. I documenti interni sono quelli scambiati tra uffici che fanno capo al medesimo Ente.

2. Essi si distinguono in:

a) documenti di preminente carattere informativo;
b) documenti di preminente carattere giuridico-probatorio.

3. I documenti interni di preminente carattere informativo sono di norma memorie informali, appunti, brevi comunicazioni di rilevanza meramente informativa scambiate tra uffici.

4. I documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio sono quelli redatti dal personale nell'esercizio delle proprie funzioni e al fine di documentare fatti inerenti all'attività svolta e alla regolarità delle azioni amministrative o qualsiasi altro documento dal quale possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi.

art. 12
Documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio

1. I documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio in quanto fondamentali per la gestione dei procedimenti amministrativi vanno protocollati, ad eccezione dei provvedimenti degli Organi camerali e della dirigenza che sono trattati nell’ambito e secondo le modalità del sistema informatico gestito dalla società Infocamere – Società consortile delle Camere di commercio italiane per azioni.

2. La registrazione a protocollo deve essere effettuata entro sette giorni dalla formalizzazione del documento.


art. 13
Elementi di garanzia e di informazione dei documenti

1. I documenti prodotti, ad eccezione dei provvedimenti degli Organi camerali e della dirigenza, devono riportare, opportunamente evidenziate e se disponibili, le seguenti informazioni:
a) stemma della Camera di commercio di Taranto e la dicitura;
b) struttura di riferimento con l'eventuale articolazione nella unità organizzativa responsabile;
c) indirizzo completo (via, numero civico, c.a.p., città, provincia, stato);
d) numero di telefono;
e) numero di telefax;
f) indirizzo di posta elettronica;
g) data completa (luogo, giorno, mese, anno);
h) numero di protocollo;
i) indice di classificazione composto da titolo, classe, fascicolo e da altre eventuali suddivisioni;
j) numero degli allegati;
k) descrizione degli allegati;
l) numero di collegamento o di riferimento ad un eventuale precedente;
m) oggetto del documento;
n) sigla del responsabile del procedimento amministrativo con relativa firma autografa o informatica (digitale) e, qualora ritenute necessarie, anche le sigle del responsabile della composizione del testo (o immissione dati) e del Dirigente o di chi ne fa le veci con relativa firma autografa o informatica (digitale).


art. 14
Tutela della riservatezza

1. I documenti, le banche dati e il protocollo devono essere prodotti, in armonia con la normativa vigente, in modo tale da tutelare la riservatezza dei dati personali e dei dati sensibili.


art. 15
Originale e minuta del documento

1. Ogni documento cartaceo in partenza o interno, ad eccezione di quelli aventi preminente carattere informativo, va di norma redatto in originale e in minuta.

2. Per originale s’intende la redazione definitiva del documento, perfetta e autentica negli elementi sostanziali e formali (carta intestata, formulario amministrativo, firma, etc.).

3. Per minuta s’intende l'originale del documento conservato "agli atti", cioè nel fascicolo relativo all'affare o al procedimento amministrativo trattato.

4. Sia l'originale che la minuta vanno corredati di firma autografa, mentre le sigle possono essere apposte soltanto sulla minuta.

5. A seguito dell’attivazione del servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi la minuta non sarà più redatta e le eventuali sigle saranno apposte direttamente sull’originale.


art. 16
Gestione e archiviazione dell'originale e della minuta del documento

1. L'originale del documento va di norma spedito.

2. Qualora i destinatari siano più di tre, è autorizzata la spedizione di copie dell'originale.

3. La minuta del documento, redatta su carta bianca priva dell’intestazione dell’Ente, è conservata nel fascicolo cui afferisce.


art. 17
Copia del documento

1. La copia informale dell'originale, inviata a titolo informativo agli organi o agli uffici e che non attivi procedimenti amministrativi, va eliminata a cura del destinatario.

2. Al fine di agevolarne l'eliminazione, su ciascuna copia va impressa la dicitura "copia" a cura dell'ufficio protocollo o dell'ufficio mittente.

3. Per la copia informatica, in analogia a quanto disposto nel comma precedente, saranno attivate delle procedure automatizzate di eliminazione.


art. 18
Uso dei sistemi informatici, telematici e di posta elettronica

1. L'uso dei sistemi informatici, telematici e di posta elettronica per il trattamento dei documenti amministrativi è consentito se conforme ai criteri e alle modalità di elaborazione, protezione, sicurezza e trasmissione dettati dalla normativa vigente.


art. 19
Uso del telefax

1. I documenti inviati via telefax si distinguono in:

a) documenti di preminente carattere informativo;
b) documenti di preminente carattere giuridico-probatorio.

2. L'uso del telefax per documenti di preminente carattere informativo è consentito al solo fine di velocizzare lo scambio di informazioni con enti pubblici, enti privati e cittadini.

3. L'uso del telefax per documenti di preminente carattere giuridico-probatorio, cioè per documenti dai quali possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi, deve rispettare la seguente procedura:

a) il documento in partenza via telefax reca la dicitura "anticipato a mezzo fax" ed è eventualmente spedito per via ordinaria a cura del responsabile del procedimento amministrativo;
b) il documento in arrivo deve essere di norma fotoriprodotto con l'apposizione della dicitura "documento ricevuto via telefax" ed è successivamente acquisito per via ordinaria a cura del responsabile del procedimento amministrativo;
c) il responsabile del procedimento amministrativo, acquisito il documento originale, provvede alla distruzione del documento ricevuto via telefax, riportando nell'originale tutte le informazioni relative (numero di protocollo, classificazione, etc.);
d) il documento interno può essere conservato in copia telefax con l'apposizione della dicitura "documento ricevuto via telefax".


art. 20
Trasmissione del documento informatico

1. Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende inviato e pervenuto al destinatario, se trasmesso all'indirizzo elettronico da questi dichiarato.

2. La data e l'ora di formazione, trasmissione o di ricezione di un documento informatico, redatto in conformità alle disposizioni del T.U. e alle regole tecniche di cui agli articoli 8, comma 2 e 9, comma 4, del medesimo T.U. sono opponibili ai terzi.

3. La trasmissione del documento informatico per via telematica, con modalità che assicurino l'avvenuta consegna, equivale alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge.


CAPO IV
IL PROTOCOLLO

art. 21
Definizione di protocollo

1. Per protocollo s’intende l'insieme delle procedure e degli elementi attraverso i quali i documenti vengono trattati sotto il profilo giuridico-gestionale.


art. 22
Elementi obbligatori ed elementi accessori del protocollo

1. Il protocollo è costituito da elementi obbligatori e da elementi accessori.

2. La registrazione degli elementi obbligatori del protocollo è rilevante sul piano giuridico-probatorio.

3. La registrazione degli elementi accessori del protocollo è rilevante sul piano amministrativo, organizzativo e gestionale.


art. 23
Individuazione degli elementi obbligatori del protocollo ("Registratura")


1. Gli elementi obbligatori del protocollo, cioè rilevanti sul piano giuridico-probatorio, sono i seguenti:

a) data di registrazione (espressa nel formato anno/mese/giorno, con l'anno composto da quattro cifre);
b) numero di protocollo, costituito da 13 cifre, di cui le prime 4 identificano l'anno in corso e le restanti 9 il numero cardinale progressivo;
c) mittente per il documento in arrivo; destinatario per il documento in partenza;
d) oggetto, espresso con l’eventuale uso di almeno trenta caratteri non ripetibili;
e) numero degli allegati, compresi inserti e annessi;
f) descrizione degli allegati.

2. L'insieme degli elementi obbligatori del protocollo è denominato "Registratura".

art. 24
Inalterabilità, immodificabilità e validità degli elementi obbligatori del protocollo

1. La registrazione degli elementi obbligatori del protocollo non può essere modificata, né integrata, né cancellata, ma soltanto annullata mediante un'apposita procedura.

2. L'inalterabilità e l'immodificabilità degli elementi obbligatori del protocollo deve essere garantita:
a) su supporto cartaceo o simile, con l'utilizzo di inchiostro indelebile, di un registro con fogli progressivi numerati, senza abrasioni e senza correzioni illeggibili;
b) su supporto magnetico, ottico o simile, con la predisposizione di campi degli elementi obbligatori scrivibili una sola volta (scrittura irreversibile) e/o protetti da sistemi di crittografia digitale.


art. 25
Individuazione degli elementi accessori del protocollo

1. Il protocollo, in armonia con la normativa vigente, può prevedere elementi accessori, rilevanti sul piano amministrativo, organizzativo e gestionale, sempre che le rispettive informazioni siano disponibili.

2. Il Segretario generale, con proprio provvedimento e al fine di migliorare l'efficacia e l'efficienza dell'azione amministrativa, può modificare e integrare gli elementi accessori del protocollo.


art. 26
Tipologia degli elementi accessori del protocollo

1. Gli elementi accessori del protocollo, gestiti e integrati in forma modulare con gli elementi obbligatori, sono legati alle seguenti funzioni:
a) gestione dei procedimenti amministrativi;
b) gestione dell'archivio;
c) gestione delle banche dati.

2. Gli elementi accessori del protocollo legati alla gestione degli affari e dei procedimenti amministrativi sono i seguenti:
a) data di arrivo (espressa nel formato anno/mese/giorno, con l'anno composto da quattro cifre);
data di partenza (espressa nel formato anno/mese/giorno, con l'anno composto da quattro cifre);
b) data del documento ricevuto (espressa nel formato anno/mese/giorno, con l'anno composto da quattro cifre);
c) numero di protocollo del documento ricevuto;
d) ora e minuto di registrazione;
e) estremi del provvedimento di differimento dei termini di registratura;
f) tipo di spedizione (ordinaria, espressa, corriere, raccomandata con ricevuta di ritorno, telefax, etc.);
g) collegamento a documenti precedenti e susseguenti;
h) indicazione degli allegati su supporto informatico;
i) nominativo del destinatario di copia per conoscenza;
j) unità organizzativa responsabile del procedimento amministrativo;
k) nominativo del responsabile del procedimento amministrativo o del responsabile del servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi;
l) oggetto del procedimento amministrativo;
m) termine di conclusione del procedimento amministrativo;
n) stato e tempi parziali delle procedure del procedimento amministrativo;
o) tipologia del documento amministrativo, con indicazione esplicita di quello sottratto all'accesso o con accesso differito;
p) immagine informatica del documento amministrativo.

3. Gli elementi accessori del protocollo legati alla gestione dell'archivio sono i seguenti:
a) classificazione del documento attraverso il titolario (titolo, classe e fascicolo; eventuale sottofascicolo e inserto);
b) data di istruzione del fascicolo;
c) numero del fascicolo;
d) numero del sottofascicolo;
e) numero dell'inserto;
f) fascicolazione;
g) data di chiusura del fascicolo;
h) repertorio dei fascicoli;
i) codice personalizzato di riconoscimento del fascicolo e/o del documento;
j) tipologia del documento con l'indicazione dei termini di conservazione;
k) scadenzario.

4. Gli elementi accessori del protocollo legati alla gestione delle banche dati sono i seguenti:
a) ulteriori informazioni sul mittente (eventuale ragione sociale completa, etc.);
b) indirizzo completo del mittente (via, numero civico, c.a.p., città, provincia, stato);
c) ulteriori informazioni sul destinatario (eventuale ragione sociale completa, etc.);
d) indirizzo completo del destinatario (via, numero civico, c.a.p., città, provincia, stato);
e) numero di matricola (se dipendente);
f) codice fiscale;
g) partita iva;
h) recapito telefonico;
i) recapito telefax;
j) indirizzo di posta elettronica;
k) chiave pubblica della firma digitale.


art. 27
Registrazione degli elementi accessori del protocollo

1. La registrazione degli elementi accessori del protocollo può essere modificata, integrata e cancellata in base alle esigenze degli uffici e del responsabile del procedimento amministrativo.


art. 28
Unicità del numero di protocollo

1. Ogni numero di protocollo individua un unico documento e, di conseguenza, ogni documento reca un solo numero di protocollo.

2. Non è consentita la protocollazione né la trasmissione di un documento recante un numero di protocollo già utilizzato, neppure se l'affare o il procedimento amministrativo si esaurisce con un documento ricevuto e la risposta al medesimo nello stesso giorno di protocollazione.


art. 29
Annullamento di una registrazione a protocollo

1. È consentito, indipendentemente dal supporto materiale utilizzato per il registro di protocollo (cartaceo, informatico, etc.), l'annullamento di una registrazione a protocollo solo attraverso l'apposizione della dicitura "annullato".

2. L'apposizione della dicitura "annullato" deve essere effettuata in maniera tale da consentire la lettura delle informazioni registrate in precedenza e da non alterare le informazioni registrate negli elementi obbligatori del protocollo.


art. 30
Riservatezza temporanea delle informazioni


1. Per i procedimenti amministrativi per i quali si renda necessaria la riservatezza temporanea delle informazioni, cioè il differimento dei termini di accesso, è prevista una forma di accesso riservato al protocollo unico.

2. Il responsabile dell'immissione dei dati deve indicare contestualmente alla registrazione a protocollo anche l'anno, il mese e il giorno, nel quale le informazioni temporaneamente riservate divengono soggette alle forme di pubblicità previste dalla normativa vigente.

art. 31
Il protocollo unico

1. Gli uffici afferiscono ad un protocollo unico, denominato "Protocollo unico dell'Ente camerale".

2. Non è ammesso l'utilizzo del cosiddetto protocollo interno o di qualsiasi altra forma di protocollazione o di registratura diversa dal protocollo unico.


art. 32
Il protocollo particolare

1. Possono essere previste particolari forme di riservatezza e di accesso al protocollo unico per:

a) documenti legati a vicende di persone o a fatti privati o particolari;

b) documenti di carattere politico e di indirizzo di competenza del Presidente o del Segretario generale che, se resi di pubblico dominio, possano ostacolare il raggiungimento degli obiettivi prefissati;

c) documenti dalla cui contestuale pubblicità possa derivare pregiudizio a terzi o al buon andamento dell'attività amministrativa;

d) le tipologie di documenti individuati dall'art.24 della legge 7 agosto 1990 n. 241 e dall'art.8 del D.P.R. 27 giugno 1992 n. 352, nonché dal "Regolamento della Camera di commercio, industria, artigianato e agricoltura di Taranto per la disciplina dell’esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativo”;

2. L'ufficio del Presidente e l'ufficio del Segretario generale sono, pertanto, autorizzati, all'interno del protocollo unico, all'attivazione di procedure particolari di registrazione a protocollo con accesso riservato.


art. 33
Procedure del protocollo particolare

1. Il protocollo particolare è utilizzato dal Presidente o dal Segretario generale mediante provvedimento espresso, cioè con l'apposizione della propria firma, unitamente alla dicitura "riservato", sul documento da registrare.

2. Le procedure adottate per la gestione dei documenti e dei procedimenti amministrativi ad accesso riservato, comprese la protocollazione, la classificazione e la fascicolazione, sono conformi a quelle adottate per gli altri documenti e procedimenti amministrativi.


art. 34
Consultabilità dell'archivio particolare

1. Il complesso dei documenti per i quali sia stata attivata la registrazione a protocollo con accesso riservato costituisce l'archivio particolare.

2. Motivate richieste di consultazione potranno essere accolte nel rispetto delle procedure previste dalla normativa vigente.


art. 35
Il registro di protocollo

1. Il registro di protocollo è un atto pubblico originario che fa fede della tempestività e dell'effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso ed è idoneo a produrre effetti giuridici nei confronti delle parti.

2. Il registro di protocollo è soggetto alle forme di pubblicità e di tutela di situazioni giuridicamente rilevanti previste dalla normativa vigente.

3. Il registro di protocollo, ha cadenza annuale, cioè inizia il 1 gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno.


art. 36
Stampa del registro di protocollo informatizzato

1. A seguito dell’attivazione del protocollo informatizzato, al fine di tutelare l'integrità e la regolarità delle registrazioni, il responsabile del servizio di gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi provvede quotidianamente alla stampa del registro giornaliero di protocollo.

2. Entro il mese di gennaio, il responsabile del servizio di gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi provvede alla stampa del registro di protocollo dell'anno precedente e, verificata la congruità delle registrazioni, allo scarto delle stampe del registro giornaliero di protocollo dell'anno precedente.

3. Al fine di mantenere anche su supporto cartaceo traccia della modifica degli elementi accessori del protocollo, intervenuta per effetto della gestione dei documenti e dei procedimenti amministrativi, il responsabile del servizio di gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi provvede entro il mese di gennaio alla stampa e alla rilegatura del registro di protocollo relativo al quinto anno antecedente.


CAPO V
SISTEMA INFORMATIVO
DOCUMENTARIO, FLUSSO
E GESTIONE ARCHIVISTICA
DEL DOCUMENTO

art. 37
Disposizioni sull'apertura della corrispondenza in arrivo

1. La corrispondenza in arrivo va aperta di norma nel medesimo giorno lavorativo di ricezione e contestualmente protocollata.

2. La corrispondenza non viene aperta nei seguenti casi:

a) corrispondenza riportante l'indicazione "offerta", "gara d'appalto", "concorso" o simili, o comunque dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara;
b) corrispondenza indirizzata nominativamente oppure riportante l'indicazione "riservata", "personale", "confidenziale" o simili, o comunque dalla cui confezione si evinca il carattere di corrispondenza privata.

3. Sulla base di quanto descritto nel precedente comma 2, la corrispondenza va inoltrata, nel caso di una gara, direttamente all'unità organizzativa responsabile del procedimento amministrativo oppure, nel caso di corrispondenza privata, direttamente al destinatario.

4. Il personale, che si accorga di aver ricevuto tra la propria corrispondenza un documento inerente a procedimenti amministrativi o affari di competenza dell'Ente camerale o di una struttura di servizio, deve consegnarlo o farlo pervenire tempestivamente all’ufficio protocollo.


art. 38
Protocollazione della busta di una gara

1. La corrispondenza riportante l'indicazione "offerta", "gara d'appalto", "concorso" o simili o comunque dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara, non viene aperta ma viene protocollata in arrivo con l'apposizione del numero di protocollo e della data di registrazione direttamente sulla busta (plico o simili).

2. Il responsabile del procedimento amministrativo, aperta la busta (plico o simili), provvede a riportare il numero di protocollo e la data di registrazione già assegnati al documento, conservando la busta (plico o simili) come allegato.

3. Espletata la gara e trascorsi i termini di legge per eventuali ricorsi, possono essere eliminate le buste (plichi e simili).

art. 39
Protocollazione del documento in arrivo

1. L'ufficio protocollo provvede alla registrazione del documento in arrivo con l'assegnazione degli elementi obbligatori del protocollo, cioè della data di registrazione, del numero di protocollo, del mittente, dell'oggetto del documento, del numero e della descrizione degli eventuali allegati.

2. Qualora dalla mancata registrazione a protocollo del documento nel medesimo giorno lavorativo di ricezione possa venire meno o comunque essere leso un diritto di terzi, con motivato provvedimento del dirigente o del funzionario preposto al servizio di gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi si differiscono i termini di registrazione a protocollo.

3. Per differimento dei termini di registrazione si intende il provvedimento con il quale vengono individuati i documenti da ammettere alla registrazione differita, le cause e il termine entro il quale la registrazione a protocollo deve comunque essere effettuata.

4. Qualora venga erroneamente registrato un documento afferente agli ambiti di competenza di soggetti terzi (altro ente, ovvero persona fisica o giuridica), la registrazione va annullata, utilizzando un altro numero di protocollo per la trasmissione del medesimo documento al soggetto ritenuto competente.


art. 40
Rilascio di ricevuta del documento in arrivo

1. Qualora un documento sia consegnato personalmente dal mittente o da altra persona incaricata e venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l'avvenuta consegna, l'ufficio protocollo è autorizzato a fotoriprodurre gratuitamente il documento e a segnarvi in originale il relativo numero di protocollo.

2. Qualora il documento sia composto di più pagine, è sufficiente la fotoriproduzione della prima pagina, mentre eventuali ulteriori costi di riproduzione sono a carico di chi presenta il documento da protocollare.

3. Nel caso di domande per la partecipazione a particolari tipologie di gare (ad es. concorsi per il personale), il documento in arrivo può essere preventivamente visionato dall'unità organizzativa responsabile del procedimento amministrativo al fine di rilevare la completezza e la regolarità della documentazione presentata.


art. 41
Determinazione dell'unità organizzativa responsabile del documento in arrivo

1. Dopo essere stato protocollato, il documento in arrivo passa al Segretario generale o a chi ne fa le veci (dirigente di area, funzionario delegato, etc.), per la determinazione di competenza e l'assegnazione all'unità organizzativa responsabile del procedimento amministrativo.

2. I documenti in arrivo sono trasmessi in originale e per competenza ad una sola unità organizzativa responsabile.


art. 42
Compiti del responsabile del procedimento amministrativo sul documento in arrivo

1. Spettano al responsabile del procedimento amministrativo le incombenze relative alla gestione del documento e alla registrazione delle informazioni ad esso collegate, cioè degli elementi accessori del protocollo (classificazione, fascicolazione, termini di conclusione del procedimento amministrativo, termini di conservazione, etc.) ai fini dell'archiviazione su supporto informatico.


art. 43
Oggetto del documento in arrivo

1. Ogni documento in arrivo deve essere protocollato con l'indicazione dell'oggetto utilizzando i caratteri non ripetibili previsti.

2. Qualora un documento tratti più argomenti, imputabili a procedimenti amministrativi diversi, è possibile farne il necessario numero di copie.

3. Il documento originale recherà, oltre alla propria classificazione , anche quelle assegnate a ciascuna copia.

4. Ciascuna copia recherà la classificazione invece quella propria e quella assegnata al documento originale.


art. 44
Protocollazione di un documento informatico in arrivo


1. Il documento informatico in arrivo va protocollato mediante l'apposizione contestuale della firma digitale del responsabile del servizio di gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi, con le procedure stabilite dalla normativa vigente.


art. 45
Protocollazione di un documento informatico in partenza e interno

1. Il documento informatico in partenza e il documento informatico interno vanno protocollati mediante l'apposizione contestuale della firma digitale dell'autore, cioè del responsabile del procedimento amministrativo, con le procedure stabilite dalla normativa vigente.


art. 46
Oggetto del documento in partenza

1. Ogni documento in partenza deve trattare un unico argomento, indicato chiaramente a cura dell'autore nello spazio riservato all'oggetto e con l'uso dei caratteri non ripetibili previsti.


art. 47
Firme e sigle sul documento in partenza

1. Le firme e le sigle necessarie alla redazione e alla perfezione giuridica del documento in partenza vanno apposte prima della sua protocollazione.


art. 48
Confezione del documento in partenza

1. La confezione (busta, plico o simili) del documento in partenza deve riportare l'ufficio cui afferisce il responsabile del procedimento amministrativo.


art. 49
Trasmissione e spedizione del documento in partenza

1. Il responsabile del procedimento amministrativo provvede alla trasmissione del documento in partenza, cioè alla sua spedizione, di norma entro il medesimo giorno lavorativo.

2. Qualora i destinatari siano più di tre, la registrazione a protocollo potrà riportare il destinatario primo nominato e rinviare all'elenco dei destinatari che deve essere conservato in allegato alla minuta.


art. 50
Oggetto del documento interno

1. Ogni documento interno deve trattare un unico argomento, indicato chiaramente a cura dell'autore nello spazio riservato all'oggetto e con l'uso dei caratteri non ripetibili previsti.

art. 51
Firme e sigle sul documento interno

1. Le firme e le sigle necessarie alla redazione e alla perfezione giuridica del documento interno vanno apposte prima della sua protocollazione, se prevista.


art. 52
Gestione archivistica del documento

1. Spettano al responsabile del procedimento amministrativo dettare le specifiche relative alla gestione archivistica del documento.

2. Per gestione archivistica del documento s’intende il trattamento del documento, su supporto cartaceo o informatico, in base alle regole previste dal Titolario di classificazione e di quelle stabilite per il Repertorio dei fascicoli.


art. 53
Titolario di classificazione

1. Per titolario di classificazione si intende un quadro alfanumerico di riferimento per l'archiviazione, la conservazione e la individuazione dei documenti.

2. Il titolario di classificazione si suddivide in titoli, i quali si suddividono in classi.

3. I titoli e le classi sono nel numero prestabilito dal titolario di classificazione contenuto nel manuale di gestione del protocollo informatico e non sono modificabili né nel numero né nell'oggetto, se non attraverso la procedura prevista dal successivo comma 4.

4. Il titolario di classificazione è modificato oppure riconfermato periodicamente con provvedimento del Segretario generale.


art. 54
Classificazione dei documenti

1. Ogni documento, dopo la protocollazione, va classificato a cura del responsabile del servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi per l'immissione nell'archivio ottico.

2. Per classificazione si intende l'applicazione del titolario di classificazione, cioè l'assegnazione al documento del titolo, della classe, del numero del fascicolo ed eventualmente del sottofascicolo e dell'inserto.


art. 55
Massimario di conservazione

1. Per massimario di conservazione si intende l'elenco, coordinato con il titolario di classificazione e la tabella dei procedimenti amministrativi, dei documenti prodotti e del rispettivo tempo di conservazione (limitato o perenne).

2. Il massimario di conservazione è modificato o riconfermato periodicamente con provvedimento del Segretario generale.

3. Il Segretario generale è incaricato di approvare il nuovo massimario dopo la revisione, l'integrazione e l'aggiornamento della tabella dei procedimenti amministrativi, attesa la stretta connessione dello stesso massimario di conservazione con la tabella dei procedimenti amministrativi.


art. 56
Il procedimento amministrativo e il fascicolo

1. Gli affari trattati e i procedimenti amministrativi danno luogo ad un fascicolo.

2. Per fascicolo si intende il complesso dei documenti relativi ad un determinato affare o afferenti ad un medesimo procedimento amministrativo.

3. Qualora insorgano esigenze pratiche, il fascicolo può essere distinto in sottofascicoli, i quali a loro volta possono essere distinti in inserti.

4. L'esaurimento del procedimento amministrativo, cioè la data di chiusura del rispettivo fascicolo, sottofascicolo o inserto, si riferisce alla data dell'ultimo documento prodotto, cioè del documento che conclude il procedimento amministrativo stesso.

5. Per fascicolo informatico si intende una cartella informatica contenente l'esatta trasposizione dei dati contenuta nel corrispondente fascicolo cartaceo archiviato otticamente.

6. Ogni fascicolo informatico riceve la stessa numerazione del fascicolo cartaceo. La numerazione è quella prodotta dal sistema informatico.

7. Il fascicolo informatico è consultabile dal soggetto interessato a cui viene identificata una user-id e password per accedere al sistema, abilitate ad interrogare esclusivamente i fascicoli che lo interessano direttamente.


art. 57
Fascicolazione dei documenti

1. Ogni documento, dopo la sua classificazione, va fascicolato a cura del responsabile del procedimento amministrativo in forma cartacea, dal responsabile del servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi, in forma informatica.

2. Per fascicolazione si intende l'inserimento del documento in un apposito fascicolo.

3. I documenti sono conservati all'interno del fascicolo, del sottofascicolo e dell'inserto, in base all'ordine progressivo di registrazione, cioè di sedimentazione, secondo il numero di protocollo ad essi attribuito o, se assente, secondo la propria data.

4. Ogni fascicolo ha una copertina (detta anche "camicia"), nella quale deve essere indicato il titolo, la classe, il numero del fascicolo, l'oggetto dell'affare o del procedimento amministrativo, nonché l'eventuale presenza di sottofascicoli o inserti.


art. 58
Fascicoli del personale

1. Per ogni dipendente deve essere predisposto un apposito fascicolo nominativo, che può essere distinto in sottofascicoli riportanti le variazioni di carriera e quant'altro ritenuto necessario.


art. 59
Repertorio dei fascicoli

1. I fascicoli sono annotati nel repertorio dei fascicoli.

2. Per repertorio dei fascicoli si intende l'elenco ordinato e aggiornato dei fascicoli istruiti all'interno di ciascuna classe e riportante, oltre che l'oggetto dell'affare o del procedimento amministrativo, l'indice di classificazione completo (titolo, classe e numero del fascicolo).

3. Nell'indice di classificazione deve essere indicata anche l'eventuale presenza di sottofascicoli o inserti, a loro volta numerati progressivamente all'interno del fascicolo (se sottofascicolo) o del sottofascicolo (se inserto).

4. Nel repertorio va annotata anche la movimentazione dei fascicoli, cioè lo spostamento fisico del fascicolo da ufficio a ufficio e da quest'ultimi all'archivio informatico.

5. Il repertorio dei fascicoli, ha cadenza annuale, cioè inizia il 1 gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno.

CAPO VI
ADEMPIMENTI
NELL'ARCHIVIO CORRENTE

art. 60
Conservazione e custodia dei documenti

1. Il responsabile del procedimento amministrativo è tenuto alla corretta conservazione e custodia dei documenti relativi ai procedimenti amministrativi di propria competenza.

2. Il responsabile del servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi è tenuto alla corretta conservazione secondo la normativa vigente, dei supporti informatici su cui risiede l'archivio degli uffici.


art. 61
Versamento dei fascicoli al servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi

1. Periodicamente e secondo un apposito piano di versamento, predisposto dal Segretario generale, ogni ufficio deve conferire, al servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi, i fascicoli relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi o, comunque, non più necessari ad una trattazione corrente, per la formazione del relativo fascicolo informatico.


CAPO VII
CONSERVAZIONE DIGITALE DI DOCUMENTI

art. 62
Definizioni

Ai fini del presente capo s’intende per:

a) documento: rappresentazione in formato analogico o digitale di atti, fatti e dati intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica;
b) documento analogico: documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio: documenti cartacei), come le immagini su film (esempio: pellicole mediche, microfiche, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video). Si distingue in documento originale e copia;
c) documento analogico originale: documento analogico che può essere unico oppure non unico se, in questo secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi;
d) documento digitale: testi, immagini, dati strutturati, disegni, programmi, filmati formati tramite una grandezza fisica che assume valori binari, ottenuti attraverso un processo di elaborazione elettronica, di cui sia identificabile l’origine;
e) documento informatico: documento digitale sottoscritto con firma digitale ai sensi dell’art.8 del Testo unico approvato con Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n.445 e del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999 e successive modificazioni;
f) supporto ottico di memorizzazione: mezzo fisico che consente la memorizzazione di documenti digitali mediante l’impiego della tecnologia laser (quali, ad esempio, dischi ottici, magneto-ottici, DVD);
g) memorizzazione: processo di trasposizione in formato digitale su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o digitali, anche informatici;
h) archiviazione digitale: processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti digitali, anche informatici, univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all’eventuale processo di conservazione;
i) documento archiviato: documento digitale, anche informatico, sottoposto al processo di archiviazione digitale;
j) conservazione digitale: processo effettuato con le modalità di cui ai successivi articoli;
k) documento conservato: documento sottoposto al processo di conservazione;
l) esibizione: operazione che consente di visualizzare un documento conservato e di ottenerne copia;
m) riversamento diretto: processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, non alterando la loro rappresentazione digitale. Per tale processo non sono previste particolari modalità;
n) riversamento sostitutivo: processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, modificando la loro rappresentazione digitale;
o) riferimento temporale: informazione, contenente la data e l’ora in cui viene ultimato il processo di conservazione digitale, che viene associata ad uno o più documenti digitali, anche informatici. L’operazione di associazione deve rispettare le procedure di sicurezza definite e documentate, a seconda della tipologia dei documenti da conservare, dal soggetto pubblico o privato che intende o è tenuto ad effettuare la conservazione digitale ovvero dal responsabile della conservazione nominato dal soggetto stesso.


art. 63
Conservazione digitale di documenti

1. Il processo di conservazione di documenti digitali, anche informatici, avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con l’apposizione, sull’insieme dei documenti, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.

2. Il processo di riversamento sostitutivo di documenti digitali conservati avviene mediante memorizzazione su altro supporto ottico e termina con l’apposizione sull’insieme dei documenti del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.

3. Qualora il processo riguardi documenti informatici è richiesta, inoltre, l’apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale, per attestare la conformità di quanto riversato al documento d’origine.


art. 64
Conservazione digitale di documenti analogici

1. Il processo di conservazione digitale di documenti analogici avviene mediante memorizzazione della relativa immagine direttamente sui supporti ottici e termina con l'apposizione, sull'insieme dei documenti, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile del procedimento di conservazione digitale che attesta così il corretto svolgimento del processo.

2. Il processo di conservazione digitale di documenti analogici originali unici si conclude con l'ulteriore apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale per attestare la conformità di quanto memorizzato al documento d'origine. La distruzione di documenti analogici, di cui è obbligatoria la conservazione, è consentita soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione digitale, fatto salvo quanto previsto al comma 4 dell'art.6 del T.U. di cui al D.P.R. 28.12.2000 n.445 e successive modifiche e integrazioni.

3. Il processo di riversamento sostitutito di documenti analogici conservati avviene mediante memorizzazione su altro supporto ottico. Il responsabile del procedimento di conservazione digitale, al termine del riversamento, ne attesta il corretto svolgimento con l'apposizione del riferimento temporale e della firma digitale sull'insieme dei documenti. Qualora il processo riguardi documenti originali unici è richiesta l'ulteriore apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale per attestare la conformità di quanto riversato al documento d'origine. Nella Camera di commercio di Taranto il ruolo di pubblico ufficiale è svolto dal Segretario generale in qualità di responsabile dell'ufficio per la conservazione dei documenti o da altri dallo stesso formalmente designati.


art. 65
Responsabile della conservazione

1. Il responsabile del procedimento di conservazione digitale, che potrà essere nominato dal Segretario generale nella stessa persona del responsabile per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi, svolge i seguenti compiti:
a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o digitali) da conservare, della quale tiene evidenza. Organizza conseguentemente il contenuto dei supporti ottici e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l’esibizione di ciascun documento conservato;
b) archivia e rende disponibili, con l’impiego di procedure elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni:

  • descrizione del contenuto dell’insieme dei documenti;
  • estremi identificativi del responsabile della conservazione;
  • estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l’indicazione dei compiti alle stesse assegnati;
  • indicazione delle copie di sicurezza;

c) mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni;
d) verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione;
e) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione digitale e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione;
f) richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
g) definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l’apposizione del riferimento temporale;
h) verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l’effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.
2. Il responsabile del procedimento di conservazione digitale può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate.
3. Il procedimento di conservazione digitale può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare le disposizioni contenute nel presente regolamento.
4. Il ruolo di pubblico ufficiale è svolto dal Segretario generale in qualità di dirigente dell’ufficio responsabile della conservazione dei documenti o da altri dallo stesso formalmente designati, fatta eccezione per quanto diversamente previsto dalla normativa vigente.


art. 66
Obbligo di esibizione

1. Il documento conservato deve essere reso leggibile in qualunque momento presso il sistema di conservazione digitale e disponibile, a richiesta e nel rispetto della normativa vigente in materia di accesso agli atti amministrativi, su supporto cartaceo.
2. Il documento conservato può essere esibito anche per via telematica.
3. Qualora un documento conservato venga esibito su supporto cartaceo fuori dall’ambiente in cui è installato il sistema di conservazione digitale, deve esserne dichiarata la conformità da parte di un pubblico ufficiale se si tratta di documenti per la cui conservazione è previsto il suo intervento.


CAPO VIII
DISPOSIZIONI TRANSITORIE

art. 67
Attivazione del protocollo unico

1. Con l’effettiva attivazione del protocollo unico cessano di fatto e di diritto tutti i cosiddetti protocolli interni o altri sistemi di registrazione o “registratura” dei documenti diversi dal protocollo unico che contestualmente entra in vigore.

art. 68
Utilizzo delle tecnologie informatiche e dei supporti informatici per finalità di conservazione

1. L'utilizzo delle tecnologie informatiche e dei supporti informatici per finalità di conservazione sostituisce totalmente l'uso della conservazione cartacea, purché conformi alle normative esistenti e alle regole tecniche dettate dall'Autorità informatica della Pubblica Amministrazione. A titolo esemplificativo e non esaustivo, nel caso in cui il processo informatico di conservazione abbia ad oggetto documenti contabili e/o fiscalmente rilevanti inerenti l’attività dell’Ente camerale s’intenderanno, nel modo innanzi indicato, assolti gli obblighi di conservazione previsti dal codice civile e dalle leggi tributarie, nonché dal D.M. 23 luglio 1997, n.287, recante “Regolamento concernente la disciplina della gestione patrimoniale e finanziaria delle Camere di commercio”.
2. Le specifiche di sistema e il manuale di gestione del protocollo informatico sono adottati con provvedimento del Segretario generale.


art. 69
Efficacia del regolamento

1. Il presente regolamento non ha efficacia retroattiva.
2. Il titolario di classificazione, contenuto nel manuale di gestione del protocollo informatico nell'allegato, non è applicabile ai documenti prodotti prima dell'entrata in vigore del presente regolamento; essi pertanto devono essere archiviati secondo il titolario di classificazione, o qualsiasi altro sistema di classificazione, “registratura”, tabella delle posizioni, repertoriazione o inventariazione in uso alla data nella quale è avvenuta la loro produzione.


art. 70
Norma di chiusura

1. Per quanto non espressamente previsto dal presente regolamento, si farà riferimento alla normativa vigente in materia, adottando comportamenti ispirati al principio del buon andamento dell'attività amministrativa.

Approvato con delibera di Consiglio camerale n.9 del 24.05.2002

 


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