CAMERA DI COMMERCIO INDUSTRIA ARTIGIANATO E AGRICOLTURA
DI TARANTO

SPORTELLO DI CONCILIAZIONE

REGOLAMENTO

Il presente regolamento si compone di:

I. Disposizioni organizzative e procedurali.
II. Tariffe.
III. Principi di comportamento.

I. DISPOSIZIONI ORGANIZZATIVE E PROCEDURALI

Art.1 – Istituzione e ambito di applicazione.

E’ istituito presso la Camera di commercio, industria, artigianato e agricoltura di Taranto (di seguito Camera di commercio), ai sensi dell’articolo 2, comma 4, lett. a) della legge 29.12.1993, n.580, lo Sportello di conciliazione della Camera arbitrale nazionale ed internazionale di Taranto (di seguito Camera arbitrale).

Presso lo Sportello possono essere risolte in via conciliativa le controversie di natura economica tra imprese e tra imprese e consumatori, nonché tra privati.

La qualificazione della natura della controversia spetta alla parte che deposita la domanda.

L’intervento dello Sportello di conciliazione può avvenire su richiesta di una o entrambe le parti, in seguito alla sottoscrizione di una clausola contrattuale o con la sottoscrizione congiunta o separata di domanda di conciliazione successivamente al verificarsi della controversia o sulla base di norme di legge.

Le parti, aderendo alla procedura prevista, si impegnano a rispettare le presenti disposizioni organizzative e procedurali, le tariffe ed i principi di comportamento.

Per i procedimenti di conciliazione espressamente disciplinati da disposizioni di legge, il presente regolamento si applica in quanto compatibile.

Art.2 – La Segreteria.

L’organizzazione amministrativa della procedura è attribuita ad un apposito ufficio di Segreteria affidato al Segretario della Camera arbitrale, nominato dal Segretario generale della Camera di commercio, il quale assume le funzioni di Segreteria nel corso della procedura ed è responsabile della documentazione relativa ad ogni singola conciliazione.

I funzionari che operano presso la Segreteria devono essere e apparire imparziali, non entrare nel merito della controversia e non svolgere attività di consulenza giuridica o di conciliazione.

La Segreteria tiene un apposito fascicolo per ogni procedimento di conciliazione.

La Segreteria verifica la disponibilità delle parti a partecipare all’incontro di conciliazione, organizza l’incontro relativo e provvede a tutte le comunicazioni necessarie, che vengono effettuate utilizzando il mezzo più idoneo.

La segreteria può concludere il procedimento dandone notizia alle parti:

- qualora la parte invitata a partecipare alla conciliazione rifiuti espressamente di aderire o, entro il termine di cui all’art. 5, non comunichi la propria adesione;
- in qualsiasi momento le parti dichiarino o dimostrino di non avere interesse a proseguire il tentativo di conciliazione.

Su richiesta di parte, la Segreteria attesta per iscritto:

a) l’avvenuto deposito della domanda;
b) la mancata adesione al procedimento;
c) l’avvenuta chiusura del procedimento.

La Segreteria cura i rapporti con il pubblico e fornisce informazioni sull’attività dello Sportello.

Art.3 – Il Conciliatore.

Il conciliatore non decide la controversia, ma aiuta le parti a trovare un accordo soddisfacente.

Il tentativo di conciliazione viene condotto da un conciliatore nominato dal Presidente della Camera arbitrale e scelto tra:

a) i nominativi inseriti in un’apposita lista, formata sulla base di standard definiti dall’Unione Italiana delle Camere di commercio nel rispetto della normativa vigente.
L’iscrizione all’elenco dei conciliatori viene effettuata su istanza dell’interessato, che dovrà comprovare i titoli posseduti, e con insindacabile provvedimento del Presidente della Camera arbitrale.

b) Qualora se ne ravvisi l’opportunità, il conciliatore può essere individuato, con decisione motivata, anche in liste di altre Camere di commercio.

Le parti possono individuare congiuntamente il conciliatore tra i nominativi inseriti nella lista.

Il conciliatore non deve trovarsi in alcuna delle situazioni di incompatibilità previste da specifiche norme di legge. Sono altresì incompatibili gli addetti allo Sportello di conciliazione.

Le parti possono richiedere al Presidente della Camera arbitrale, in base a giustificati motivi, la sostituzione del conciliatore.

Il conciliatore, presa visione della documentazione relativa alla controversia, comunica alla Segreteria entro tre giorni dall’avvenuta nomina la propria accettazione o l’eventuale rifiuto.

Al momento dell’accettazione dell’incarico, il conciliatore deve sottoscrivere un’apposita dichiarazione di imparzialità e aderire al codice di comportamento.

Il conciliatore può ascoltare entrambe le parti anche separatamente ed è tenuto all’obbligo della riservatezza.

Il conciliatore non potrà svolgere in seguito, tra le stesse parti e in merito alla stessa controversia, funzioni di consulente, difensore o arbitro.

La Segreteria può concordare con il conciliatore l’individuazione di un coadiutore che possa aiutarlo nell’esercizio della sua funzione, a condizione che tutte le parti siano d’accordo e si impegnino a sostenerne gli eventuali oneri in eguale misura.

Art.4 – Domanda di conciliazione.

Per attivare la procedura di conciliazione, o aderire ad essa, la parte deve presentare alla Segreteria una domanda su modello prestampato disponibile presso la Segreteria medesima oppure in carta semplice, purché siano precisati gli stessi dati richiesti dai modelli prestampati, corredata dai documenti inerenti la controversia e dal versamento del diritto di segreteria – secondo quanto previsto dalla successiva sezione II “Tariffe” – e contenente:

a) le generalità delle parti e dei loro eventuali rappresentanti, i rispettivi recapiti, codice fiscale e partita IVA;
b) la qualificazione della natura della controversia;
c) la sintetica esposizione dei fatti;
d) le proprie ragioni del contendere;
e) il valore indicativo della controversia;
f) l’indicazione degli eventuali allegati;
g) la dichiarazione di voler perseguire la soluzione bonaria;

h) l’incarico allo Sportello di conciliazione perché proceda alla nomina del conciliatore;
i) l’impegno a rispettare il presente regolamento.

Le parti possono depositare domande congiunte o contestuali.

La domanda di conciliazione può essere depositata anche nei confronti di più parti.

Art.5 – Procedimento.

Il procedimento di conciliazione si avvia attraverso il deposito di una domanda di conciliazione presso la Segreteria, contestualmente al versamento del diritto di segreteria previsto.

La Segreteria comunica all’altra parte, nel più breve tempo possibile, l’avvenuto deposito della domanda di conciliazione con raccomandata a/r, fax, telegramma od ogni altro mezzo idoneo a dimostrarne l’avvenuta ricezione, invitandola a rispondere entro il termine di 15 giorni dalla data di ricevimento di tale comunicazione.

Se l’altra parte accettta di partecipare e invia la propria adesione, viene nominato dal Presidente della Camera arbitrale un conciliatore e fissata la data dell’incontro.

Se, al contrario, l’altra parte comunica un rifiuto, o comunque non ha fatto pervenire alcuna comunicazione scritta entro il termine dei 15 giorni dalla data di ricevimento, la Segreteria chiude il procedimento dandone comunicazione alle parti.

Qualora l’attività dello Sportello di conciliazione presupponga un’apposita abilitazione e questa non sussista o venga a mancare successivamente al deposito della domanda, la Segreteria informa le parti e fornisce l’elenco dei Servizi di conciliazione camerali abilitati presso cui potranno svolgere il procedimento.

Ogni parte ha diritto di accesso agli atti del procedimento, salvo quanto le altre parti abbiano espressamente dichiarato sia riservato al solo conciliatore.

La data, l’ora e il luogo dell’incontro di conciliazione, unitamente al nominativo del conciliatore, sono comunicati alle parti a cura della Segreteria.

La sede dell’incontro di conciliazione, che si svolge a porte chiuse, è presso gli uffici della Segreteria dello Sportello di conciliazione o presso un’altra sede scelta dalle parti per singoli atti quando la natura della controversia lo richieda.

Il primo incontro di conciliazione si dovrà svolgere entro 30 giorni dal ricevimento dell’adesione dell’altra parte, salvo diverso accordo tra le parti o motivate esigenze organizzative dello Sportello di conciliazione.

Nel corso del primo incontro il conciliatore esamina la questione e ascolta le parti o i loro rappresentanti.

Le parti partecipano all’incontro personalmente o in casi eccezionali mediante un proprio rappresentante munito dei necessari poteri.
Le parti sono libere di farsi assistere da difensori, da rappresentanti delle associazioni di categoria o dei consumatori o da altre persone di fiducia.

In ogni caso è necessario portare a conoscenza della Segreteria con congruo anticipo i nominativi di chi sarà presente all’incontro, e comunque fino al primo incontro di conciliazione.

L’eventuale rappresentante nominato dalla parte deve essere munito di mandato scritto a transigere e a conciliare con firma autenticata della parte.

Il conciliatore conduce l’incontro senza formalità di procedura, sentendo le parti congiuntamente e, se lo ritiene, separatamente.

Solo in casi particolari, il Conciliatore individua con la Segreteria un consulente tecnico, a condizione che entrambe le parti lo richiedano e si impegnino a sostenerne in egual misura i relativi oneri.

Il conciliatore, d’intesa con le parti, può fissare eventuali incontri successivi.

Art.6 – Definizione del procedimento.

La procedura conciliativa si considera conclusa quando:

a) la parte invitata a conciliare rifiuti espressamente;
b) la parte invitata a conciliare non fa pervenire alcuna comunicazione di adesione entro il termine previsto di cui all’art. 5;
c) la parte invitata a conciliare non si presenti innanzi al conciliatore nella data fissata;
d) una delle parti si ritiri durante le trattative o successivamente al primo incontro;
e) le parti raggiungono un accordo.

Il verbale di conciliazione è un documento sottoscritto dalle parti e dal conciliatore che dà atto dell’esito dell’incontro e, eventualmente, dell’impossibilità o del rifiuto di una parte di sottoscriverlo.

In caso di esito positivo della conciliazione, i termini dell’accordo sono recepiti:

a) nel verbale, nei casi previsti dalla legge applicabile al procedimento;
b) in un documento separato, sottoscritto dalle sole parti.

Nei casi previsti dalla legge, se entrambe le parti lo richiedono, il conciliatore è tenuto a formulare una proposta di accordo rispetto alla quale ciascuna di esse, se la conciliazione non ha luogo, indica la propria definitiva posizione ovvero le condizioni alle quali è disposta a conciliare; di tali posizioni il conciliatore ne dà atto nel verbale.

Tutti gli oneri fiscali derivanti dall’accordo raggiunto restano a carico delle parti.

Qualora la parte istante non compaia al primo incontro la procedura conciliativa s’intende abbandonata.

Art.7 – Riservatezza del procedimento.

Il procedimento di conciliazione è riservato e tutto quanto viene dichiarato nel corso dell’incontro non può essere registrato o verbalizzato. Parimenti, il conciliatore, le parti e tutti coloro che intervengono all’incontro non possono divulgare a terzi i fatti e le informazioni apprese nel corso del procedimento di conciliazione. A tal fine, i soggetti, diversi dalle parti, presenti all’incontro di conciliazione, dovranno sottoscrivere apposita dichiarazione.

Le parti non possono utilizzare, nel corso di eventuali successivi procedimenti contenziosi promossi dalle stesse parti in relazione al medesimo oggetto, le dichiarazioni e le informazioni apprese durante il procedimento di conciliazione.

Le parti non possono chiamare il conciliatore, i funzionari e chiunque altro abbia preso parte al procedimento a testimoniare in giudizio sui fatti e sulle circostanze di cui sono venuti a conoscenza in relazione al procedimento di conciliazione.

Art.8 – Spese della procedura.

Per la procedura di conciliazione ciascuna parte è tenuta – secondo le modalità e gli importi di cui alle tariffe indicate nella sezione II del regolamento – al versamento di:

• Diritti di segreteria;
• Spese di conciliazione, articolate per fasce e commisurate al valore della controversia.

Il valore della controversia è, di norma, quello indicato nella domanda di conciliazione.

Il costo di eventuali perizie tecniche è a carico di entrambe le parti in egual misura, salvo loro diverse determinazioni in caso di conciliazione.

II. TARIFFE

Art.1 – Diritti di segreteria

I diritti di segreteria sono fissati in € 30.

I diritti di segreteria sono dovuti dalla parte istante al deposito della domanda di conciliazione. L’altra parte che accetta di partecipare all’incontro di conciliazione dovrà versare il diritto di segreteria prima che l’incontro abbia inizio.

I diritti di segreteria non sono dovuti nei seguenti casi:

- quando una delle parti della controversia è un consumatore;
- quando il tentativo di conciliazione è previsto come obbligatorio dalla legge;
- quando le parti depositano una domanda di conciliazione congiunta.

Art.2 – Spese di conciliazione.

Le spese di conciliazione sono articolate per fasce e commisurate al valore della controversia.

Le spese indicate sono dovute da ciascuna parte, anche nel caso in cui le parti siano più di due.

Il valore della controversia è indicato nella domanda di conciliazione; nel caso in cui lo stesso sia indeterminato, indeterminabile o vi sia una notevole divergenza tra le parti nella quantificazione, il Presidente della Camera arbitrale individua, all’atto della nomina del conciliatore, la tariffa da applicare.

Il Presidente della Camera arbitrale si riserva, in caso di particolare complessità, di aumentare l’importo delle spese di conciliazione fino ad un massimo del 5%.

Le spese di conciliazione, come sopra indicate, sono comprensive di I.V.A.

Le spese di conciliazione devono essere versate prima dell’inizio del primo incontro di conciliazione da ciascuna parte, in caso contrario la Segreteria, salvo diversa disposizione della stessa, sospende il procedimento. Esse comprendono anche l’onorario per il conciliatore e coprono l’intero procedimento di conciliazione indipendentemente dal numero di incontri svolti.

Art.3 – Compenso per il conciliatore.

Qualora il primo incontro non abbia luogo a causa dell’assenza di una o di entrambe le parti, al conciliatore non spetta alcun compenso.

I compensi sono comprensivi di IVA e di eventuali oneri previdenziali.

Il compenso del conciliatore è indipendente dal numero degli incontri di conciliazione svolti.

III. PRINCIPI DI COMPORTAMENTO

Art.1 – Premessa.

Tutti coloro i quali, come parti, conciliatori, funzionari ed impiegati prendono parte alla procedura di conciliazione organizzata presso la Camera di commercio sono tenuti, per quanto di rispettiva competenza, all’osservanza dei presenti principi di comportamento.

Art.2 – Le parti.

Il tentativo di conciliazione è coronato da successo nel solo caso in cui le parti in lite si accordino, anche sulla base dei suggerimenti indicati dal conciliatore; se le parti, o una fra esse, ritengono impossibile pervenire ad un accordo, la procedura non deve essere protratta inutilmente per esclusivi fini dilatori.

Nel corso del tentativo di conciliazione le parti devono comportarsi correttamente. Il conciliatore dovrà, se lo ritiene opportuno, allontanare dal luogo dell’incontro chi, con il suo comportamento, compromette il clima di serena cooperazione indispensabile alla ricerca di soluzioni proficuamente accettabili dalle parti in lite.

Le parti sono tenute al rispetto dell’obbligo della riservatezza su ogni informazione recepita nel corso del procedimento.

Raggiunto l’accordo conciliativo, le parti non possono sottrarsi all’obbligo di sottoscrivere il verbale conclusivo della procedura e devono darvi successivamente tempestiva esecuzione.

Art.3 – Conciliatori.

I conciliatori devono essere in possesso dei seguenti requisiti di onorabilità:
1. non avere riportato condanne definitive per delitti non colposi o a pena detentiva, anche per contravvenzione;
2. non avere riportato condanne a pena detentiva, applicata su richiesta delle parti, non inferiore a sei mesi;
3. non essere incorso nell’interdizione perpetua o temporanea dai pubblici uffici;
4. non essere stato sottoposto a misure di prevenzione o di sicurezza;
5. non avere riportato sanzioni disciplinari diverse dall’avvertimento.

Il conciliatore dovrà ispirare il proprio comportamento a principi di correttezza, buona fede e rispetto dei criteri di imparzialità , neutralità e di assoluta indipendenza dalle parti.

Il conciliatore deve comunicare qualsiasi circostanza che possa inficiare la propria indipendenza e imparzialità o che possa ingenerare la sensazione di imparzialità o mancanza di neutralità. Il conciliatore deve sempre agire, e dare l’impressione di agire, in maniera completamente imparziale nei confronti delle parti e rimanere neutrale rispetto alla lite.

Al momento dell’accettazione dell’incarico al conciliatore sarà richiesto di dichiarare per iscritto la propria imparzialità, neutralità e indipendenza, ed in particolare:
a) di non essere legato alle parti o ai loro difensori da vincoli personali o da interessi che minino la sua imparzialità;
b) di non avere interessi, diretti o indiretti, di carattere personale o economico, relativi alla controversia in oggetto.

Il conciliatore deve comunicare al responsabile del servizio l’eventuale venir meno, nel corso della procedura, della propria indipendenza ed autonomia nei confronti delle parti; deve, parimenti, comunicare al responsabile del servizio ogni tentativo di condizionamento nei suoi confronti, da chiunque provenga.

Il conciliatore ha il dovere di rifiutare la designazione o di interrompere l’espletamento delle proprie funzioni in seguito al venir meno della propria indipendenza, imparzialità e/o neutralità. Deve altresì rifiutare la nomina nel caso in cui non si ritenga qualificato.

L’obiettivo del conciliatore è il raggiungimento dell’accordo fra le parti in lite ogniqualvolta ciò risulti possibile.

Il conciliatore deve assicurarsi che tutte le parti abbiano compreso ed espressamente accettato le finalità e la natura del procedimento di conciliazione ed in particolare i suoi costi, il fatto che si basi sul principio dell’autodeterminazione, il ruolo del conciliatore come terzo neutrale ed il suo rapporto con le parti, gli obblighi di riservatezza a carico del conciliatore e delle parti.

Il conciliatore è tenuto a rispettare l’obbligo della riservatezza su ogni informazione recepita nel corso del procedimento, salvo che non sia altrimenti previsto dalla legge o da motivi di ordine pubblico.

Il conciliatore deve assicurarsi che, nel corso della conciliazione, tutte le parti assumano decisioni con sufficiente cognizione di causa.

Il conciliatore deve svolgere il proprio ruolo e organizzare la procedura nel modo più diligente e corretto, cercando di renderla più spedita possibile, nel rispetto del principio di autodeterminazione delle parti.

Il conciliatore è tenuto ad aiutare le parti a raggiungere un accordo soddisfacente e ad avvisare le stesse (se del caso ritirandosi dalla procedura) se ritiene che l’accordo violi la legge. Il conciliatore non deve comunque esercitare alcuna pressione sulle parti.

Qualsiasi informazione confidata al conciliatore da una delle parti non dovrà essere rivelata alle altre parti senza il consenso della parte stessa e sempre salvo che riguardi fatti contrari alla legge.

Il compenso del conciliatore è definito dalle tariffe previste dalla precedente sezione II del regolamento.

Il comportamento del conciliatore non conforme alle presenti regole comporterà la non conferma in successivi incarichi, su provvedimento del Presidente della Camera arbitrale.